Медорганизациям важно не только наладить внутренний электронный документооборот, но и проверить, что все данные в ЕГИСЗ заполнены правильно.
Если в ЕГИСЗ остались неточные или устаревшие сведения, это может привести к ошибкам при формировании и отправке электронных медицинских документов.
Что изменится?
С 01.09.2026 года начинает действовать приказ № 209н. Он отменяет старые правила ведения электронной меддокументации и вводит новые, более чёткие требования:
- устанавливает правила работы с электронными медицинскими документами для медицинских и фармацевтических организаций;
- уточняет требования к формированию и подписанию электронных документов;
- определяет порядок их регистрации и хранения;
- устанавливает требования к электронным подписям;
- регулирует предоставление бумажных копий электронных документов;
- конкретизирует отдельные формы документов, которые могут вестись в электронном виде;
- сохраняет требования к передаче документов, подлежащих регистрации, в РЭМД.
Кроме обновления внутренних документов, проверьте, что данные об организации и медработниках правильно указаны в ЕГИСЗ.
Почему перед 1 сентября важно проверить ЕГИСЗ
Сотрудник оформляет электронный меддокумент через медицинскую информационную систему или ЕГИСЗ. Для корректного документооборота организация должна быть в ФРМО, а сведения о сотрудниках — в ФРМР. Перед переходом на новые правила проверьте данные в ЕГИСЗ.
Формальной регистрации организации мало. Важно, чтобы информация в федеральных реестрах была актуальна и соответствовала фактической структуре и кадрам.
Что проверить в ФРМО
Начните с карточки организации в ФРМО.
Обратите внимание на:
- сведения о медицинской организации;
- адреса, где ведётся деятельность;
- сведения о структурных подразделениях;
- данные, необходимые для работы в ЕГИСЗ;
- актуальность информации после изменений.
Если изменялись адреса, подразделения или структура, проверьте, отражены ли эти изменения в ЕГИСЗ. Ошибки в ФРМО могут повлиять на работу с другими модулями ЕГИСЗ.
Что проверить в ФРМР
Второй важный момент — это сведения о медработниках и фармацевтах. Поскольку электронные документы создают и подписывают конкретные специалисты, их данные в ФРМР должны быть верными.
Проверьте:
- внесён ли сотрудник в ФРМР;
- правильность персональных данных;
- актуальность информации о месте работы;
- точное указание должности;
- соответствие кадровым данным организации;
- возможность работы специалистов с электронными медицинскими документами от имени организации.
Особо важно — для сотрудников, которые формируют и подписывают электронные документы. Если кадровые данные обновлены, а в ФРМР нет — их нужно привести в порядок.
Проверьте электронные подписи медицинских работников
По приказу № 209н каждую медицинскую электронную запись должен подписывать УКЭП тот сотрудник, кто её оформил. Если документ подписывают несколько специалистов, каждый ставит свою УКЭП.
Документы, требующие заверения печатью организации на бумаге, подписываются УКЭП руководителя или уполномоченного лица.
Проверьте до 1 сентября:
- кто из сотрудников должен иметь УКЭП;
- действуют ли сертификаты электронных подписей;
- корректно ли работает подписание в МИС;
- соответствует ли владелец сертификата реально подписывающему сотруднику.
Теперь отметка об электронной подписи будет выглядеть иначе — вместо «ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ» нужно писать «ПОДПИСАНО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ». В этой отметке должны быть номер сертификата, данные владельца и срок действия.
Почему проверку лучше провести заранее
До вступления нового порядка осталось немного времени, откладывать проверку ЕГИСЗ не стоит.
Ошибки могут быть на разных этапах: некорректные сведения о сотруднике в ФРМР, не настроенная электронная подпись, возвращение документа с ошибкой из ЕГИСЗ.
В результате придётся искать причину по всей цепочке.
Проще заранее проверить работу с электронными медицинскими документами и устранить найденные несоответствия до вступления новых правил.
Если есть сомнения в правильности данных в ЕГИСЗ, лучше провести полную проверку системы. Наши специалисты посмотрят сведения в ФРМО и ФРМР, найдут ошибки и подскажут, что исправить. Так вы заранее решите возможные проблемы и спокойно перейдёте на новые правила с 1 сентября 2026 года.
Часто задаваемые вопросы
1. С 1 сентября 2026 года меняется только оформление электронных меддокументов?
Нет, изменений больше. Помимо порядка оформления, приказ № 209н регулирует создание, подписание, регистрацию, хранение и передачу электронных медицинских документов. Также уточняются требования к электронным подписям и работе с федеральными реестрами.
2. Нужно ли заново регистрировать организацию в ФРМО?
Если организация уже есть в ФРМО, регистрацию проходить повторно не требуется. Важно проверить, чтобы все сведения были актуальны: адреса, подразделения, структура.
3. Почему важно проверить ФРМР перед 1 сентября?
Потому что сотрудники, оформляющие электронные документы, должны быть корректно внесены в ФРМР. Если в реестре информация устарела, при подписании документов могут возникнуть ошибки.
4. Что делать, если данные медработника в ФРМР не совпадают с кадровыми документами?
Данные нужно привести в соответствие — обновить сведения в ФРМР, чтобы избежать проблем при работе с электронными документами.
5. Кто теперь должен иметь усиленную квалифицированную электронную подпись?
Все сотрудники, которые формируют и подписывают электронные медицинские документы.
