Почему так происходит?
Потому что про такие документы часто просто забывают.
У многих организаций одновременно встречаются две ситуации:
- часть поставок идет через прямой акцепт;
- часть документов требует проверки и подтверждения вручную.
Из-за этого многие думают, что система всё закрывает автоматически. Но на деле не все 601 документы обрабатываются сами, и часть уведомлений может месяцами висеть в личном кабинете без завершения.
Чем это грозит? (реальный кейс)
Клиент был уверен, что товар принят корректно. При поверхностной проверке — всё действительно выглядело нормально: накладная принята.
Но при детальном разборе оказалось: документ был принят с ошибкой в номере.
Казалось бы — просто цифры. Но последствия такие:
- оптовик не видит корректного подтверждения приёмки;
- не может закрыть поставку у себя;
- повторно сформировать документ уже нельзя (обратились поздно);
- часть товара уже была продана.
В итоге сначала внимание привлекли к оптовику, а затем и к самой аптеке.
Хорошо, что проблему успели исправить до проверки.
И такие ситуации — не редкость, сталкиваются с этим и аптеки, и оптовики.
Что происходит в системе в таких случаях:
- в системе остаются незавершённые документы;
- появляются ошибки в движении лекарств;
- остатки в МДЛП становятся некорректными;
- при проверке могут всплыть старые необработанные поставки;
- становится сложнее понять, какие препараты реально приняты, а какие зависли только в системе.
Особенно часто это происходит, когда:
- в МДЛП заходят нерегулярно;
- сотрудники уверены, что везде срабатывает прямой акцепт;
- нет привычки отдельно проверять входящие 601 документы.
Что стоит проверить прямо сейчас:
- есть ли в личном кабинете непринятые 601 документы;
- по всем ли уведомлениям завершена приёмка;
- корректно ли у вас настроен и работает прямой акцепт;
- нет ли старых документов, которые так и остались без обработки.
Наше решение — аудит в МДЛП
- Платный с использование ПО, занимает больше времени, но в итоге вы получаете выгрузку остатков и аналитику просрочки/зависших на год вперед.
- Бесплатный, без использования ПО и сразу же во время звонка, подготовьте ЭЦП для входа и удаленное средство подключение.
