Ниже разберём, какие задачи нужно распределить, что указать в приказе, какой доступ нужен ответственному и в каких случаях проще передать контроль системы специалистам.
Почему вопрос «кто отвечает» вообще возникает
С маркированной продукцией в клинике работают сразу несколько человек. Бухгалтерия получает документы, склад принимает поставку, медсестра передаёт изделия в кабинеты, заведующий контролирует расход. Каждый делает свою часть — но часто никто не проверяет, что в итоге всё корректно отразилось в системе.
Типичная картина: товар приняли, УПД подписали, изделия использовали. А коды так и остались числиться на балансе клиники, потому что никто не сверил документ с фактической поставкой или не вывел упаковки из оборота. Такие расхождения копятся месяцами и всплывают при инвентаризации, очередной поставке или проверке. Подробнее о том, как это происходит, — в статье «Откуда берутся зависшие коды в Честном ЗНАКе».
Одна система или две: МДЛП и ГИС МТ
Клиники обычно работают с маркировкой в двух направлениях:
- лекарственные препараты — через ФГИС МДЛП;
- медицинские изделия и другие товарные группы (перчатки, антисептики, расходники) — через ГИС МТ.
Обе системы входят в «Честный ЗНАК», но порядок и сроки для них разные. Для лекарств приёмка и вывод из оборота обязательны уже сейчас, для медизделий требования вводятся поэтапно — по товарным группам. Сроки собраны в статье «Маркировка медизделий с 1 сентября 2026 года: изменения для клиник», а чем отличаются названия систем — в материале «ГИС МТ и Честный ЗНАК: в чём разница».
В небольших клиниках за оба направления чаще всего отвечает один и тот же человек — и это нормально, если у него есть время и понятный регламент.
Какие задачи нужно распределить
Назначить «ответственного за Честный ЗНАК» — полдела. Нужно ещё договориться, кто выполняет каждую операцию и кто проверяет результат. Ориентир — таблица ниже.
| Задача | Кто обычно выполняет | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| Регистрация в «Честном ЗНАКе», подключение товарных групп | Ответственный за маркировку вместе с руководителем | Товарные группы должны соответствовать тому, что клиника реально закупает. Проверяется раз в квартал и при появлении новых закупок |
| Приёмка УПД в ЭДО | Бухгалтерия или администратор | Документ подписывает сотрудник своей ЭП физлица по МЧД. Нельзя подписывать «не глядя» — сначала сверка с фактической поставкой |
| Сверка поставки с кодами маркировки | Склад или материально ответственное лицо | Количество и коды в УПД должны совпадать с тем, что пришло физически. Расхождение — повод для корректировки, а не для подписи |
| Передача в кабинеты и отделения | Старшая медсестра | Нужен понятный учёт: какие упаковки и куда переданы |
| Вывод из оборота при использовании | Лекарства (МДЛП) — медсестра или ответственный; медизделия — по срокам своей товарной группы | Для лекарств вывод обязателен уже сейчас. Для медизделий порядок и сроки зависят от товарной группы |
| Контроль личного кабинета, остатков и ошибок | Ответственный за маркировку | Регулярно, а не «когда что-то сломалось». Минимум — раз в неделю |
| Отслеживание изменений требований | Ответственный за маркировку или внешний специалист | Требования меняются несколько раз в год: новые товарные группы, сроки поэкземплярного учёта, автоштрафы |
Если у задачи в таблице нет конкретного исполнителя — именно там процесс и будет рваться.
Кто принимает УПД в медицинской организации
Как правило, бухгалтерия или администратор: именно у них настроена система ЭДО. Но подписывать УПД можно только после того, как склад или материально ответственное лицо подтвердили, что фактическая поставка совпадает с документом — по количеству и по кодам. Если подписать документ с расхождением, на балансе клиники окажутся коды, которых физически нет. Исправлять это потом сложнее, чем отказаться от подписи и запросить корректировку у поставщика.
Можно ли назначить ответственной медсестру
Можно — ограничений нет, и во многих клиниках маркировка постепенно переходит к старшей или главной медсестре: она ближе всех к фактическому использованию изделий и лекарств.
Проблема в объёме. Если к основной работе медсестры добавить контроль документов, работу в личном кабинете, проверку кодов, разбор ошибок и отслеживание изменений требований, маркировка превращается в полноценную административную функцию. Ею начинают заниматься «когда будет время» — а значит, документы ждут, ошибки обнаруживаются поздно.
Рабочий вариант: за медсестрой остаётся то, что происходит в отделениях (передача в кабинеты, вывод лекарств из оборота при использовании), а документы, контроль кабинета и ошибки закрепляются за другим сотрудником или передаются на сопровождение.
Приказ о назначении ответственного: что в нём указать
Прямой обязанности издавать отдельный приказ нет, но без него непонятно, кто отвечает за процесс, кому выдавать доверенность и с кого спрашивать при ошибке. В приказе стоит указать:
- ФИО и должность ответственного сотрудника.
- Зону ответственности: МДЛП, ГИС МТ или обе системы; перечень товарных групп.
- Полномочия: работа в личном кабинете, подписание документов в ЭДО от имени организации по МЧД.
- Порядок взаимодействия: кто передаёт ответственному информацию о поставках, перемещениях и использовании продукции и в какие сроки.
- Периодичность контроля: например, проверка входящих документов — ежедневно, личного кабинета и остатков — еженедельно.
- Заместителя на время отпуска или болезни.
- Кто контролирует исполнение приказа (обычно — руководитель или главный врач).
Те же обязанности нужно продублировать в должностной инструкции сотрудника — иначе формально это работа «сверх» его должности.
Какой доступ нужен ответственному
Сотрудник работает в системах от имени организации, поэтому ему понадобится:
- электронная подпись физического лица — подписи сотрудников на юрлицо удостоверяющие центры больше не выпускают;
- машиночитаемая доверенность (МЧД) от организации с полномочиями на работу в «Честном ЗНАКе» и подписание документов в ЭДО. Как устроена МЧД и где её оформить — в статье «МЧД и доступ к ЕГИСЗ»: механизм тот же;
- доступ в личный кабинет «Честного ЗНАКа» и в систему ЭДО;
- сканер, который читает коды Data Matrix, — для приёмки и вывода из оборота.
Частая ситуация: ответственного назначили приказом, а МЧД не оформили. В итоге документы подписывает руководитель, а ответственный «контролирует» процесс, в котором не может выполнить ни одной операции.
Три схемы организации работы
1. Один ответственный сотрудник
Подходит, если маркированной продукции немного, а у сотрудника есть время регулярно заходить в систему. Важно помнить: кроме операций, ему придётся следить за изменениями требований и разбирать ошибки.
2. Задачи распределены между сотрудниками
Самая распространённая схема — по таблице выше: бухгалтерия работает с документами, склад сверяет поставки, медсёстры отвечают за отделения. Нагрузка распределена, но обязательно нужен один человек, который видит процесс целиком и проверяет, что каждая операция завершена.
3. Контроль системы передан специалистам
Сотрудники клиники продолжают делать то, что происходит физически внутри клиники: принимают товар, передают его в кабинеты, фиксируют использование. А контроль личного кабинета, проверку операций, разбор ошибок и отслеживание изменений берёт на себя внешняя команда. Для небольших и средних клиник это часто проще, чем выращивать собственного эксперта по маркировке.
Признаки, что работу с «Честным ЗНАКом» пора проверить
- сотрудники не могут однозначно сказать, кто отвечает за маркировку;
- нет приказа или у ответственного нет МЧД;
- УПД подписывают разные люди без единого порядка;
- личный кабинет никто регулярно не открывает;
- никто точно не знает, какие товарные группы подключены, — как это проверить, рассказали в статье «Как проверить товарные группы в Честном ЗНАКе»;
- остатки в системе не совпадают с фактическими, в ГИС МТ числятся товары, которых уже нет;
- вопросы решают только тогда, когда ошибка уже мешает работе.
Если узнали хотя бы два-три пункта, дело обычно не в отдельной ошибке, а в том, что процесс внутри клиники не выстроен. А расхождения в системе — это прямой риск штрафов: о том, как они начисляются, — в статье «Автоштрафы в Честном ЗНАКе и проверки МДЛП».
Когда выгоднее передать сопровождение
Держать собственную экспертизу по маркировке имеет смысл, если маркированной продукции много и в клинике есть сотрудник, у которого это основная работа. В остальных случаях «Честный ЗНАК» становится ещё одной системой, которую персонал изучает в перерывах между основными задачами.
Мы сопровождаем медицинские организации в работе с «Честным ЗНАКом» — и по МДЛП, и по ГИС МТ. Можем:
- проверить регистрацию и подключённые товарные группы;
- определить, какие требования действуют именно для вашей клиники сейчас;
- выстроить порядок работы с УПД и ЭДО;
- найти ошибки, расхождения и зависшие остатки и разобраться с ними;
- помочь распределить обязанности и подготовить приказ;
- обучить сотрудников работе в системе;
- вести текущий контроль личного кабинета.
Начать лучше с аудита работы в «Честном ЗНАКе»: посмотрим, как сейчас настроена работа, и покажем, что клиника может спокойно оставить у себя, а что удобнее передать нам. Все услуги по маркировке — на странице «Помощь по системе Честный ЗНАК».
Часто задаваемые вопросы
Кто по закону отвечает за маркировку в медицинской организации?
За соблюдение требований отвечает сама организация и её руководитель. Конкретную должность закон не устанавливает: руководитель назначает ответственного сотрудника приказом и закрепляет обязанности в должностной инструкции.
Можно ли назначить ответственной за «Честный ЗНАК» медсестру?
Да, ограничений нет. Но старшей медсестре лучше оставить то, что происходит в отделениях: передачу изделий и вывод лекарств из оборота. Работу с документами, контроль личного кабинета и разбор ошибок разумнее закрепить за другим сотрудником или передать на сопровождение.
Кто в клинике принимает УПД на маркированный товар?
Обычно бухгалтерия или администратор — тот, кто работает в системе ЭДО. Подписывать документ нужно только после того, как склад или материально ответственное лицо подтвердили, что поставка совпадает с документом.
Нужен ли приказ о назначении ответственного за маркировку?
Прямой обязанности издавать такой приказ нет, но без него непонятно, кто отвечает за процесс и кому выдавать МЧД. Кроме того, приказ показывает, что организация выстроила работу с маркировкой, а не оставила её «на всех сразу».
Какой доступ нужен ответственному сотруднику?
Электронная подпись физического лица и машиночитаемая доверенность (МЧД) от организации с нужными полномочиями, доступ в личный кабинет «Честного ЗНАКа» и в систему ЭДО. Для работы с кодами в кабинетах — сканер, который читает Data Matrix.
Обязательно ли клинике иметь отдельного специалиста по маркировке?
Нет, отдельной штатной должности нет. Клиника может назначить одного ответственного, распределить задачи между несколькими сотрудниками или передать контроль системы профильной организации.
С чего начать, если непонятно, правильно ли клиника работает с «Честным ЗНАКом»?
С проверки: регистрации и подключённых товарных групп, порядка работы с УПД, остатков в личном кабинете и наличия ошибок. После неё понятно, что оставить внутри клиники, а что передать на сопровождение.